¿Cómo diligenciar el formato de base de datos para la asamblea?
Valentina Gonzalez
Última actualización hace 8 meses
En este tutorial encontrarás el paso a paso de cómo diligencia tu formato de base de datos y toda la información necesaria para la asamblea virtual. Ten en cuenta que a tu correo recibirás un enlace para que descargues el formato que usarás.
En el correo de Bienvenida que recibirás de parte de Propiedata verás un enlace para que descargues el formato que usarás para llenar la base de datos de asambleístas.
En la hoja de información Asamblea, ingresa toda la información sobre tu asamblea:
- Orden del día.
- Cantidad máxima de poderes por asambleísta
- Número de miembros del consejo
- Tiempo de intervención estimado en minutos
- Comentarios a tener en cuenta por el equipo de Propiedata.
En la hoja de Datos de asambleístas deberás ingresar todos los datos de las personas que participarán como asambleístas
En la columna Grupo, deberás indicar la forma en que se agrupan las unidades en caso de que así suceda en tu copropiedad/organización ej: Torre, Bloque, etapa.
En la columna de Unidad, vamos a ingresar la información referente a número de la unidad, por ejemplo: Torre 1 - Apartamento 101. o si la base corresponde a una organización distinta a una copropiedad, deberás relacionar el nombre de la persona o asociado.
En la columna Código recuerda asignarle un valor numérico a cada unidad que estás registrando, es importante que los códigos no se repitan, puedes crearlos teniendo en cuenta el grupo + el número de la unidad. Por ejemplo: Si la Unidad es Torre 1 Apartamento 101, el código a crear podría ser 1101. Si la base es para organización puedes asignarles un valor numérico consecutivo por ejemplo: 1,2,3,4..
En la columna de Coeficiente, ingresa la información del coeficiente en número, es decir 0.040, 1.40 y no en porcentaje y al sumar todos debe dar 100.
Si la base es para organización, en la columna # de acciones vamos a poder agregar las acciones que representa cada asociado dentro de la organización.
En la columna En Deuda debemos agregar la palabra "TRUE" si la unidad No es morosa, si la unidad es morosa vamos a agregar la palabra "FALSE".
En la columna de Nombre completo del Propietario, debemos Ingresar el nombre y apellido del representante de cada unidad, IMPORTANTE registra en el Excel un representante por unidad, siempre se inicia con letra mayúscula y las demás en minúscula.
En la columna de Correo Electrónico, Ingresar un solo correo electrónico por representante de cada unidad.
La columna Teléfono es opcional, acá vamos a agregar el numero telefónico del propietario o apoderado.
En la columna Tipo de Contacto, vamos a poder registrar a cada usuario como "Propietario" o "Apoderado".
En la hoja de datos de Administrativos deberás ingresar todos los datos de las personas que participarán con rol administrativos.
Ingresar toda la información del área administrativa y de los participantes de la asamblea: administrador, contadora, revisor fiscal, invitado a la asamblea, asistente, etc.
Nombre del participante, apellidos en otra columna, correo electrónico, cargo o función y teléfono.